Akamai Affinity

DEFINITIONS
1. These rules and regulations (further referred to as the Regulations) define the terms and conditions of participation, including registration process, in the Affinity Tech Talks 2018 conference, organized on November 8, 2018 at the Park Inn by Radisson Hotel at ul. Monte Cassino 2, in Krakow (30 - 337) (the Conference).
2. The Organizer of the Conference is Akamai Technologies Poland Sp. z o.o. with its registered seat in Kraków, ul. Opolska 100, 31-323 Kraków, registered in the register of entrepreneurs of the National Court Register kept by the District Court in Kraków, XI Economic Division of the National Court Register, under the number 0000384002, with the NIP (Tax Identification Number) 1132832376, and REGON (National Business Registry Number): 0000384002, hereinafter referred to as the Organizer.
3. A participant of the Conference (further referred to as the Participant) is a natural or legal person who has received an invitation to the Conference from the Organizer and, after meeting the conditions indicated in the invitation, has received the confirmation of participation in the Conference (the Participant).
4. The Regulations and the agenda of the Conference are available on the Conference website at https://www.akamaiaffinity.com/regulations (further referred to as the Conference website).
5. The Agreement shall be understood as an agreement between the Participant and the Organizer, in which an Organizer commits itself to organize the Conference, allow the Participant to take part in all the lectures and accompanying events, and use the refreshments during coffee breaks and lunch break, and the Participant commits themselves to participate in the Conference.
6. The Regulations shall also apply to the presenters (further referred to as the Speakers) giving lectures during the Conference on the topic approved by the Organizer.
CONCLUSION OF THE AGREEMENT/REGISTRATION
1. The condition for getting the status of the Participant is to receive the confirmation of participation in the Conference from the Organizer.
2. The registration of persons interested in participating in the Conference shall be carried out in the following way:
  1. After receiving an invitation to participate in the Conference from the Organizer, the person interested in participating in the Conference will be able to report the interest in participating in the Conference by sending to the Organizer, by 24 October 2018 at the latest, a properly completed registration form available on the website indicated in the invitation (hereinafter: Registration Form).
  2. After considering the Registration Form, the Organizer will send the confirmation of registration to the Conference or refusal to register participation in the Conference to the person interested in participation in the Conference (via email).
  3. A person who has received the confirmation of registration obtains the status of the Participant entitled to participate in the Conference.
3. A Registration Form can be submitted 24 hours a day, 7 days a week.
4. The Organizer reserves the right to make a free decision regarding the registration of persons interested in participation in the Conference.
5. The condition for accepting the Registration Form for verification is to provide the following details of the person interested in participating in the Conference in the Registration Form: name, surname, position, name of the employer, e-mail address, telephone number, country of residence. The person concerned undertakes to provide data that is accurate and in accordance to the actual state.
6. Before filling in and submitting the Registration Form, the Participant shall familiarize themselves with the Regulations.
7. Submitting the Registration Form to the Organizer shall be considered as Participant’s acceptance of the provisions of the Regulations.
8. The Agreement comes in force when the Organizer confirms the Registration by sending the Participant the confirmation of Registration to the email address provided in the Registration Form.
9. Participation in the Conference is free of charge.
10. The Participant has the right to withdraw from the Agreement without giving a reason by submitting the relevant declaration and sending it to the Organizer's email address (affinity@akamai.com) at any time until the Conference ends.
11. Removal from the list of Participants shall be made immediately after sending the confirmation from the Organizer.
ORGANIZATION OF THE CONFERENCE
1. No later than 3 days before the Conference, the Organizer shall send the Participants the detailed organizational information to the email address provided in the Registration Form.
2. Participation in the Conference includes refreshments during coffee breaks and lunch break. The Organizer does not cover travel expenses, accommodation costs and any other costs incurred by the Participant in connection with the Participant’s participation in the Conference - these costs shall be covered by the Participant.
3. The Participant is obliged to comply with the order regulations and all other ordinances of the Organizer. The Participant is obliged to comply also with the provisions of the regulations in force on the premises where the Conference is organized. The object's regulations are available in the facility.
4. The Conference will be photographed and recorded by the Organizer or the third party acting on the behalf of the Organizer. The acceptance of the Regulations implies the consent of the Participant for recording and reproducing Participant’s image and likeness by the Organizer or the third party acting on the behalf and with the consent of the Organizer. The aforementioned consent implies in particular the recording of Participant’s image and likeness, voice and statements, on any medium and in any form, including photographs and video, and the usage of the recorded image and likeness for the purpose of marketing, information and promotion of the Conference (including social media, press articles and marketing materials of the Conference) related directly or indirectly to Organizer’s activities in Poland and abroad, undertaken by the Organizer or third parties acting on behalf of the Organizer. The aforementioned consent includes also the use of an image and likeness, name and surname, the voice and statements given by the Participants during the Conference (e.g. in the form of an interview recorded by a camera). At the same time, the Organizer informs that photographing or recording of the Conference without Organizer’s permission is forbidden.
5. The Organizer shall not take any responsibility for the loss, damage or theft of any property belonging to the Participant.
6. The Organizer does not insure Participants taking part in the Conference.
7. The Organizer reserves the right to exclude the Participant from the Conference if Participant’s actions violate the public order, tarnish Organizer’s reputation, or cause or may cause any damage to the Organizer.
8. The Participant shall be liable for any damage done in the place where the Conference is organized.
9. During the Conference, the Participant is obliged to carry the badge/identifier received from the Organizer in the visible place. The Organizer informs that individuals without the badge/identifier shall not be admitted to the venue where the Conference is held and might be removed from the venue.
10. During the Conference, the Organizer shall undertake actions to facilitate networking and establishment of business relations.
11. The Organizer reserves the right to cancel or change the date and the location of the Conference for reasons beyond the Organizer's control and make any changes in the agenda published at the Conference website. The Participants shall not have any claims against the Organizer in the above respect.
12. All changes will be announced by the Organizer on the Conference.
PERSONAL DATA
1. The Organizer informs that personal data indicated by the Participants will be stored in a manner that protects it from being disclosed and processed – in accordance with the provisions of the Regulation of the European Parliament and of the Council (EU) 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of natural persons in relation to processing of personal data and on the free movement of such data; and repealing the Directive 95/46/EC (hereinafter GDPR).
2. The Organizer processes the personal data of Participants as provided in the Registration Form:
  1. to conclude an Agreement with the Participant, organize the Conference and manage participation of the Participant in the Conference - pursuant to art. 6 sec. 1 letter b of GDPR;
  2. to make the Participant receive information about events organized by the Organizer - based on the Participant's consent - pursuant to art. 6 sec. 1 letter a of GDPR;
  3. for other purposes, provided that the Participants gives a separate and explicit consent for it, as described in the Organizer’s privacy statement.
3. The Organizer is the administrator of the personal data of the Participants. The personal data administrator is available at: affinity@akamai.com.
4. At all times, the Participant shall have the right to access their personal data, including the right to amend it, delete it, limit the scope of processing, transfer it, and the right to raise objections in cases specified in the provisions of GDPR.
5. The personal data of the Participants shall be kept by the Organizer from the moment of its submission by the Participants in the Registration From until the Conference is finished and the Conference evaluation form is sent to the Participants or as long as the provisions of law currently in force allows.
6. In the event that the processing of personal data takes place on the basis of the Participant's consent, the Participant has the right to withdraw the consent at any time without affecting the lawfulness of the processing that has been made on the basis of the consent prior to its withdrawal. In the event of withdrawal of the Participant's consent, personal data of the Participant will be kept for a period of up to 14 days from the date when the Organizer has received the information on the withdrawal of the consent.
7. The Administrator shall collect the following personal data from the Participants: name and surname, position, employer's name (enterprise of the Participant), e-mail address, telephone number, and a country of residence.
8. Data provided by the Participant will not be subject to disclosure to third parties, with the exception of entities acting on behalf of the Organizer in the scope of providing services related to the organization and operation of the Conference.
9. Personal data provided will be processed in accordance with the content of the GDPR, in particular art. 6 sec. 1 letter a, art. 6 sec. 1 letter b, art. 6 sec. 1 letter c and art. 6 sec. 1 letter f of GDPR.
10. The Participant has the right to lodge a complaint to the President of the Personal Data Protection Office on breaches of GDPR.
11. The Organizer will apply all the technical and organizational measures defined by law to protect personal data of the Participants, in particular those preventing the unauthorized access and modification of the data provided during the registration.
FINAL PROVISIONS
1. In an event of the dispute, the Organizer and the Participant shall resolve it amicably. In case where the amicable resolution of a dispute is not possible, the court of local jurisdiction over Organizer’s registered seat shall be relevant for proceedings.
2. Unless stated otherwise, the contact between the Organizer and the Participant that has submitted the Registration Form shall be made electronically – on Participant’s side with the use of the email address provided by the Participant in the Registration Form, and on Organizer’s side – with the use of the email address affinity@akamai.com.
3. The Regulations come into force on September 15, 2018.
4. The Organizer reserves the right to change the Regulations. Each change shall be communicated to the Participant by an information published on the Conference website 14 days before the change comes into force. If the Participant does not accept the changes in the Regulations, they shall inform the Organizer accordingly. The lack of acceptance of the Regulation shall be interpreted as the termination of the Agreement, as referred to in art. 3841 of the Civil Code, effective as of the date of expiry of the time limit for objecting to changes in the Regulations. Until the expiry of this period, the provisions of the Regulations shall prevail.

Definicje
1. Niniejszy regulamin (dalej: "Regulamin") określa warunki i zasady uczestnictwa, w tym zasady rejestracji uczestników, w wydarzeniu „Affinity Tech Talks 2018”, które odbędzie się w dniu 8 listopada 2018 roku w Hotelu Park Inn by Radisson przy ul. Monte Cassino 2 w Krakowie (30 - 337) ("Konferencja").
2. Organizatorem Konferencji jest Akamai Technologies Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie (31-323), ul. Opolska 100, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000384002, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: 1132832376, REGON: 0000384002 (dalej: "Organizator").
3. Uczestnikiem Konferencji jest osoba fizyczna bądź prawna, która otrzymała od Organizatora zaproszenie na Konferencję, a następnie po spełnieniu warunków wskazanych w zaproszeniu, otrzymała od Organizatora potwierdzenie swojego uczestnictwa w Konferencji (dalej „Uczestnik”).
4. Regulamin oraz program Konferencji są dostępne na stronie internetowej Konferencji pod adresem: https://www.akamaiaffinity.com/regulations (dalej: "Strona Konferencji").
5. Poprzez "Umowę" rozumie się umowę zawartą pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem, w której Organizator zobowiązuje się do zorganizowania Konferencji, zapewnienia Uczestnikowi udziału w prelekcjach i wydarzeniach towarzyszących Konferencji, poczęstunku w trakcie przerw kawowych oraz obiadu, a Uczestnik zobowiązuje się wziąć udział w Konferencji.
6. Niniejszy Regulamin znajduje odpowiednie zastosowanie także do osób, które wygłoszą̨ podczas Konferencji prelekcję na wybrany przez Organizatora temat (dalej "Prelegenci").
Zawarcie Umowy. Zgłoszenie
1. Warunkiem otrzymania statusu Uczestnika jest otrzymanie od Organizatora potwierdzenia swojego uczestnictwa w Konferencji.
2. Rejestracja osób zainteresowanych uczestnictwem w Konferencji będzie odbywać się w poniższy sposób.
  1. Po otrzymaniu od Organizatora zaproszenia do uczestnictwa w Konferencji osoba zainteresowana uczestnictwem w Konferencji będzie mogła zgłosić zainteresowanie uczestnictwem w Konferencji przez przesłanie do Organizatora, najpóźniej do dnia 24 Października 2018 r., prawidłowo wypełnionego formularza rejestracyjnego dostępnego na wskazanej w zaproszeniu stronie internetowej (dalej: "Formularz Rejestracyjny").
  2. Po rozpatrzeniu Formularza Rejestracyjnego Organizator wyśle osobie zainteresowanej uczestnictwem w Konferencji (drogą elektroniczną) potwierdzenie rejestracji uczestnictwa w Konferencji bądź odmowę rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
  3. Osoba zainteresowana, która otrzymała od Organizatora potwierdzenie rejestracji uczestnictwa w Konferencji uzyskuje status Uczestnika uprawnionego do udziału w Konferencji.
3. Złożenia Formularza Rejestracyjnego można dokonać przez całą dobę, we wszystkie dni tygodnia.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do podejmowania swobodnej decyzji odnośnie rejestracji osób zainteresowanych udziałem w Konferencji.
5. Warunkiem przyjęcia Formularza Rejestracyjnego do rozpatrzenia jest podanie w Formularzu Rejestracyjnym następujących danych osoby zainteresowanej udziałem w Konferencji: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa pracodawcy (przedsiębiorstwa), adres poczty elektronicznej, numer telefonu, kraj zamieszkania. Osoba zainteresowana zobowiązuje się do podania w Formularzu Rejestracyjnym danych prawdziwych i zgodnych ze stanem rzeczywistym.
6. Przed złożeniem Formularza Rejestracyjnego osoba zainteresowana zobowiązana jest zapoznać się z Regulaminem.
7. Przesłanie Organizatorowi Formularza Rejestracyjnego jest jednoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu.
8. Do zawarcia Umowy dochodzi w momencie potwierdzenia osobie zainteresowanej uczestnictwa w Konferencji w postaci przesłania przez Organizatora drogą elektroniczną zwrotnej informacji na adres podany w Formularzu Rejestracyjnym o pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia.
9. Udział w Konferencji jest nieodpłatny.
10. Uczestnik ma prawo odstąpić od Umowy bez podania przyczyny, składając stosowne oświadczenie i wysyłając je na adres e-mail Organizatora: affinity@akamai.com w dowolnym momencie do momentu zakończenia Konferencji.
11. Wykreślenie z listy Uczestników następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.
Organizacja Konferencji
1. Najpóźniej w ciągu 3 dni przed terminem rozpoczęcia Konferencji Organizator prześle, za pośrednictwem poczty elektronicznej, do Uczestników szczegółowe informacje organizacyjne dotyczące Konferencji.
2. Udział w Konferencji obejmuje poczęstunek w trakcie przerw kawowych oraz obiad. Udział w Konferencji nie obejmuje kosztów podróży, kosztów zakwaterowania ani innych kosztów poniesionych przez Uczestnika związanych z uczestnictwem w Konferencji - koszty te pokrywa indywidualnie Uczestnik.
3. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych zarządzeń Organizatora. Uczestnik zobowiązany jest przestrzegać zapisów regulaminu obowiązującego na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja. Regulamin obiektu jest dostępny w obiekcie.
4. Konferencja będzie fotografowana i filmowana przez Organizatora lub podmiot zewnętrzny działający na zlecenie Organizatora. Akceptacja niniejszego Regulaminu jest równoznaczna z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalenie i wykorzystanie przez Organizatora wizerunku Uczestnika utrwalonego w trakcie Konferencji przez Organizatora lub podmioty działające na zlecenie Organizatora. Zgoda powyższa obejmuje w szczególności utrwalenie wizerunku, głosu i wypowiedzi Uczestnika na dowolnym nośniku, w dowolnej formie, w tym w postaci zdjęć i materiałów wideo oraz wykorzystanie utrwalonego wizerunku w celach marketingowych, promocyjnych i informacyjnych (w tym w mediach społecznościowych, artykułach prasowych i materiałach reklamowych Konferencji) związanych pośrednio lub bezpośrednio z działalnością Organizatora w Polsce i poza granicami Polski, podejmowanych przez Organizatora lub osoby trzecie działające na zlecenie Organizatora. Powyższa zgoda obejmuje także wykorzystanie wizerunku, imienia i nazwiska, stanowiska służbowego, głosu i wypowiedzi udzielonych dobrowolnie przez Uczestnika w trakcie Konferencji (np. w formie wywiadu przed kamerą). Organizator zastrzega, że filmowanie, fotografowanie i nagrywanie Konferencji bez zgody Organizatora jest zabronione.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestnika wniesione, zostawione, zagubione lub skradzione podczas Konferencji.
6. Organizator nie ubezpiecza Uczestników biorących udział w Konferencji.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika z udziału w Konferencji w przypadku, gdy działania Uczestnika naruszają̨ porządek publiczny, negatywnie wpływają̨ na dobre imię Organizatora lub w inny sposób wyrządzają lub mogą̨ wyrządzić mu szkodę̨.
8. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za zniszczenia dokonane w miejscu organizacji Konferencji.
9. Uczestnik zobowiązuje się do noszenia w widocznym miejscu identyfikatora otrzymanego od Organizatora przez cały czas trwania Konferencji. Organizator zastrzega, że osoby bez identyfikatora nie będą̨ wpuszczane do obiektu, w którym odbywa się Konferencja, a brak identyfikatora upoważnia Organizatora do usunięcia Uczestnika z Konferencji.
10. Organizator w czasie Konferencji będzie podejmował działania mające na celu wspieranie networking’u oraz nawiązywanie kontaktów biznesowych.
11. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia lokalizacji lub terminu Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora oraz dokonywania ewentualnych zmian w programie udostępnionym na Stronie Konferencji. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w przypadkach wskazanych powyżej.
12. O wszelkich zmianach Organizator poinformuje na Stronie Konferencji.
Dane osobowe
1. Organizator informuje, że wskazane przez Uczestników dane osobowe będą przechowywane w sposób zabezpieczający przed ich ujawnieniem i przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).
2. Organizator oświadcza, że dane osobowe Uczestników podane w Formularzu Rejestracyjnym będą przetwarzane przez Organizatora w celu:
  1. zawarcia z Uczestnikiem Umowy, organizacji Konferencji i obsługi uczestnictwa Uczestnika w Konferencji - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  2. otrzymywania informacji o wydarzeniach organizowanych przez Organizatora – na podstawie zgody Uczestnika - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
  3. w innych celach - pod warunkiem, że Uczestnik wyrazi na to odrębną, wyraźną zgodę, jak opisano w Polityce Prywatności Organizatora.
3. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator. Administrator danych osobowych jest dostępny pod adresem: affinity@akamai.com.
4. Uczestnikowi w każdej chwili przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu, w przypadkach określonych przepisami RODO.
5. Dane osobowe Uczestnika będą przechowywane przez Organizatora od momentu ich podania przez Uczestnika w Formularzu Rejestracyjnym aż do momentu zakończenia Konferencji i wysłania ankiety na temat Konferencji po jej zakończeniu lub tak długo jak regulują to aktualne przepisy prawa.
6. W przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody Uczestnika, Uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W przypadku cofnięcia zgody Uczestnika dane osobowe Uczestnika, którego cofnięcie zgody dotyczy, będą przechowywane przez okres do 14 dni od otrzymania przez Organizatora informacji o cofnięciu zgody.
7. Administrator będzie od Uczestników pobierał następujące dane osobowe: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwę pracodawcy (przedsiębiorstwa Uczestnika) adres poczty elektronicznej, numer telefonu i kraj zamieszkania.
8. Dane udostępnione przez Uczestnika nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim, za wyjątkiem podmiotów działających na zlecenie Organizatora w zakresie świadczenia usług związanych z organizacją i obsługą Konferencji.
9. Podane dane będą przetwarzane zgodnie z treścią RODO, a w szczególności art. 6 ust. 1 lit. a, art. 6 ust. 1 lit. b, art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
10. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na naruszenia RODO.
11. Organizator wykorzysta wszelkie możliwe i nakazane prawem środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych Uczestników, w szczególności zapobiegające pozyskaniu i modyfikacji przez osoby nieupoważnione danych podawanych podczas rejestracji.
Postanowienia końcowe
1. W razie zaistnienia sporu, Organizator i Uczestnik rozwiążą go polubownie. W razie, gdyby polubowne rozwiązanie sporu nie było możliwe właściwym dla rozstrzygnięcia sporu będzie sąd właściwy miejscowo dla Organizatora.
2. Jeśli w niniejszym Regulaminie nie wskazano inaczej, kontakt pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem, który przesłał Organizatorowi Formularz Rejestracyjny odbywa się drogą elektroniczną po stronie Uczestnika na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym, a po stronie Organizatora na następujący adres e-mail: affinity@akamai.com.
3. Regulamin wchodzi w życie w dniu 15 września 2018 roku.
4. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu. O każdorazowej zmianie Uczestnicy zostaną poinformowani poprzez komunikat umieszczony na Stronie Konferencji dostępny przez 14 dni przed dniem planowanego wejścia w życie zmiany Regulaminu zawierający zestawienie zmian Regulaminu. W przypadku, gdy Uczestnik nie wyrazi zgody na zmiany Regulaminu, zobowiązany jest poinformować o tym fakcie Organizatora. Brak zgody na nową treść Regulaminu poczytuje się jako wypowiedzenie umowy, o której mowa w art. 3841 Kodeksu cywilnego, skuteczne z dniem upływu terminu do wyrażenia sprzeciwu na zmiany w Regulaminie. Do upływu tego okresu Uczestnika obowiązują postanowienia dotychczasowe.